Transformasi Digital Untuk Menjamin Keaslian Arsip

Transformasi digital pada era ini mengalami perkembangan yang sangat pesat dan akan terus berjalan dan tak dapat dihentikan oleh manusia. Keadaan ini terjadi karena sebagai manusia pada dasarnya kita selalu menginginkan dan berkeinginan agar segala sesuatu dapat dilakukan secara efisien dan praktis. Hal ini mempunyai dampak yang beragam, baik positif maupun negatif. Salah satu dampak positif yang dapat dirasakan adalah berkembangnya telematika. 

Menurut Yusuf Hadi Miarso, telematika merupakan sinergi teknologi telekomunikasi dan informasi untuk pengolahan data dengan sistem biner (digital). Telekomunikasi dalam hal ini merupakan sistem komunikasi jarak jauh yang dibangun melalui saluran kabel dan nirkabel (suara, gelombang elektromagnetik, dan gelombang cahaya). Ilmu komputer saat ini menggunakan sistem biner (digital) untuk mengelola data yang bermakna. Namun, dampak negatif yang dapat terjadi adalah kehilangan informasi dan data berharga akibat adanya cyber crime. Akan tetapi, hal ini dapat dicegah dengan adanya hukum telematika atau yang sering disebut cyber law. Hukum telematika atau biasa disebut cyber law mencakup seluruh rangkaian asas, norma, dan kaidah lembaga, badan, dan proses yang mengatur kegiatan virtual yang dilakukan dengan menggunakan teknologi informasi dan komunikasi (disingkat ICT). Sumber-sumber hukum telematika dapat dibagi menjadi sumber hukum yang sifatnya internasional yang terdiri dari:

1. Konvensi-konvensi internasional publik dan perdata;
2. Kebiasaan-kebiasaan internasional;
3. International Policy di bidang cyber law misalnya, Uniform Domain Name Resolution Dispute Policy (UDRP).

Perkembangan Telematika

Para praktisi menyatakan “telematics“ adalah singkatan dari “telecommunication” and “informatics” sebagai wujud dari perpaduan konsep computing and communication. Istilah telematics juga dikenal sebagai “the new hybrid technology” yang lahir karena perkembangan teknologi digital. Perkembangan ini memicu perkembangan teknologi telekomunikasi dan informatika menjadi semakin terpadu (konvergensi), kemudian tahapan perkembangan teknologi komunikasi sebagai bagian dari telematika mengalami evolusi yang akan berpengaruh terhadap bidang kehidupan lain salah satunya bidang kearsipan yaitu:

1. Perkembangan awal teknologi komunikasi bermula dari media cetak berupa batu/tablet, pelepah pisang, manuskrip, dan gutenberg invention.
2. Perkembangan mulai memasuki fase media elektronik Diantaranya:

• Tahun 1877 ,photograph elektrik ditemukan oleh Thomas Edison
• Tahun 1888,motion picture camera dan proyektor ditemukan oleh Thomas Edison
• Tahun 1896, radio transmitter ditemukan oleh Marconi
• Tahun 1906, vacuum tube ditemukan oleh Deforest
• Tahun 1922,image dissector yang berkembang menjadi televisi (TV) ditemukan oleh Philo Farmsworth

3. Perkembangan teknologi ini juga berevolusi dalam fase telekomunikasi mulai dari sinyal asap meningkat menjadi morse telegraph pada tahun 1844 dari sini mengalami peningkatan kembali tahun 1876 dengan ditemukannya telepon oleh Alexander Graham Bell hingga pada tahun 1962 diciptakannya satelit
4. Perkembangan teknologi ini terus mengalami peningkatan dari media elektronik mulai memasuki fase teknologi informasi dan nanoteknologi Dimana pada fase ini menghasilkan teknologi berupa abacus, kalkulator mekanik (tahun 1822), translator,komputer digital,dan akhirnya pada tahun 1965 diciptakannya arpanet yang dimana akan mengalami peningkatan menjadi internet di tahun 1996 hingga saat ini

Penyelenggaraan Sistem Elektronik Kearsipan

PSE yang diselenggarakan oleh Orang, Badan Usaha dan masyarakat. Penyelenggara sistem elektronik lingkup privat Meliputi (1) Penyelenggara Sistem Elektronik yang diatur dan diawasi oleh Kementerian atau Lembaga berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan dan (2) Penyelenggara Sistem Elektronik yang memiliki portal, situs, atau aplikasi dalam jaringan melalui internet yang dipergunakan untuk:

1. menyediakan, mengelola, dan/atau mengoperasikan penawaran dan/atau perdagangan barang dan/atau jasa;
2. menyediakan mengelola, dan/atau mengoperasikan layanan transaksi keuangan;
3. pengiriman materi atau muatan digital berbayar melalui jaringan data baik dengan cara unduh melalui portal atau situs, pengiriman lewat surat elektronik, atau melalui aplikasi lain ke perangkat pengguna;
4. menyediakan, mengelola, dan/atau mengoperasikan layanan komunikasi meliputi
5. namun tidak terbatas pada pesan singkat, panggilan suara, panggilan video, surat elektronik, dan percakapan dalam jaringan dalam bentuk platform digital, layanan jejaring dan media sosial;
6. layanan mesin pencari, layanan penyediaan Informasi Elektronik yang berbentuk tulisan, suara, gambar, animasi, musik, video, film, dan permainan atau kombinasi dari sebagian dan/atau seluruhnya; dan/atau
7. pemrosesan Data Pribadi untuk kegiatan operasional melayani masyarakat yang terkait dengan aktivitas Transaksi Elektronik.

Tanda Tangan Elektronik

UU ITE mendefinisikan tanda tangan elektronik sebagai tanda tangan yang terdiri dari informasi elektronik yang dilampirkan, dihubungkan, atau diasosiasikan dengan informasi elektronik lainnya dan digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi. Hal ini menyatakan bahwa setiap metode dan format tanda tangan elektronik dapat diakui secara hukum, sepanjang memenuhi ketentuan elemen tanda tangan elektronik. Penyedia tanda tangan elektronik harus menerapkan sistem keamanan dan keaslian untuk menunjukkan bahwa informasi yang melekat pada tanda tangan elektronik tidak dapat diubah dan tidak dapat disangkal (prinsip non-repudiation). Jika terjadi perselisihan, penyedia tanda tangan elektronik harus dapat membuktikan keaslian sistem melalui pemeriksaan ahli. Artinya, pihak ketiga harus melakukan autentikasi tanda tangan elektronik, membuktikan status hukum penandatangan (prinsip validasi), dan memastikan bahwa penandatangan tidak di kemudian hari menolak dokumen yang dibuatnya (prinsip autentikasi).

Terdapat beberapa tips yang dapat dilihat dalam menentukan bahwa suatu tanda tangan yang terdapat dalam arsip adalah asli dan sah, adapun hal tersebut adalah sebagai berikut :

1. Memiliki Identitas: Identitas adalah keseluruhan karakteristik suatu dokumen yang unik mengidentifikasinya serta membedakannya dengan dokumen atau arsip lainnya.
2. Memiliki Integritas: Integritas adalah kualitas lengkap dan tidak berubah dalam setiap komponen pentingnya.
3. Memiliki Otentisitas: Autentisitas adalah kualitas suatu arsip yang sebagaimana adanya dan tidak mengalami perubahan.
4. Autentik: Autentik adalah layak diterima atau dipercaya berdasarkan fakta dan ini identik (tidak berbeda sedikit pun) dengan asli serta bonafide (dapat dipercaya dengan baik).
5. Arsip asli: Arsip yang asli adalah arsip yang memiliki karakter sesungguhnya, yang tidak dipalsukan, diimitasikan, atau tercemar, serta dipastikan berasal dari sumber tertentu yang diketahui.
6. Arsip orisinal: Arsip yang orisinil adalah arsip yang lengkap dan efektif yang merupakan manifestasi pertama saat arsip tersebut diterima atau dikaptur dan dinyatakan sebagai arsip.

Kesimpulan

Dalam konteks hukum telematika dan pengembangan sistem informasi elektronik, penting untuk memperhatikan keabsahan dan keotentikan dokumen elektronik. Proses forensik digital dapat digunakan untuk mencari bukti terkait tindak pidana kearsipan dan memastikan keautentikan data elektronik. Pengamanan data elektronik secara fisik dan logis juga merupakan hal yang penting dalam memastikan keautentikan bukti elektronik. Selain itu, dokumen elektronik yang dihasilkan harus memenuhi standar autentikasi dan dapat dipercaya sebagai bukti yang sah dalam proses hukum.

———

Ditulis oleh: Radot Nahot Matthew Silaban dan Hani Risma Elisabeth Saragih, Kontributor KINAR